III REUNIÓ PELEGRINA GIRONA 21 maig 2016


III REUNIÓ PELEGRINA GIRONA 21 de maig 2016
ACTA

De la Reunió Pelegrina celebrada el dissabte 21 de maig de 2016 festa de Santa Virgínia, a les 11 h del matí a la seu del GEiEG del carrer Albereda 3-5 de Girona.
Assistents  
De la Congregació d'Alpicat, Antoni Gilart, prior; de la Congregació de Badalona, Pere Tomeu, prior i Josep Lleixà, secretari del Consell, acompanyats de les seves esposes Assumpta Llorens i Rosa Jané que hi col·laboren; de la Congregació de Banyoles Joan Poch, president, Josep Gelí, vicepresident i Martirià Torras, secretari ; de la Confraria de Blanes, Mercè Oms, presidenta i de la Congregació de Girona Francesc Cayuela, prior.
Han excusat la seva assistència les fraternitats de Amer, Balaguer, Cambrils, Castellterçol, Lleida, Mieres, Moià, Palafrugell,Tortosa, Valls i Vic. 
Acolliment/Benvinguda
El prior de Girona dona la benvinguda als membres de la Congregació de Banyoles vinculada des d'un principi a l'antic secretariat, i que gràcies al procés de recerca i contactes iniciat pel Consell, s'han reincorporat a la reunió i al Consell recuperant el vincle amb la resta de Fraternitats de Catalunya.
El president els agraeix la seva assistència en la confiança de que el creixement providencial de l'arbre i les branques de les Fraternitats de la Mare de Déu dels Dolors de Catalunya anirà acompanyat al seu temps d'un profund arrelament i una abundosa collita.
Lectura i aprovació si s'escau de l'Acta de la darrera reunió
El secretari procedeix a llegir l'acta de la Reunió de Cambrils que és aprovada per unanimitat.
Informació de les gestions de recerca de institucions en actiu  
El secretari informa que estan en procés de contactes i reflexió les Fraternitats de: Camprodon, La Seu d'Urgell, Mieres i Monistrol de Montserrat a les que s'envia tota la comunicació del Consell i que encara hi ha pendents de recerca 27 llocs on hi havien existit fraternitats en el passat, per esbrinar si ni ha alguna en actiu o amb la flama de la devoció a la mare de Déu dels Dolors encara encesa per a poder-hi iniciar el procés de contactes.
El prior de Girona informa que el president de la Confraria de la Mare de Déu dels Dolors i Santíssim Crist de la Misericòrdia de Palafrugell que tenia previst assistir a la reunió d'avui, li ha comunicat la seva impossibilitat d'assistir-hi, confirmant el seu interès per a rebre tota la comunicació que emani del Consell. 
També informa que encara no ha tingut oportunitat de contactar amb els responsables de Peralada i demana al secretari que li faciliti les dades que disposi de Olot i Torroella de Montgrí per a esbrinar si hi ha activa alguna Fraternitat de la Mare de Déu dels Dolors, per si cal iniciar el procés de contactes.
Presentació de la Venerable Congregació dels Dolors de Banyoles
El president de la Congregació de Banyoles agraeix al prior de Girona que hagi contactat amb ells informant-los acuradament dels objectius i el funcionament del Consell, la invitació per participar-hi i l'acollida d'avui, i manifesta la seva satisfacció per incorporar-se al Consell que els permet retrobar-se i poder compartir els mateixos objectius amb la resta de Fraternitats de la Mare de Déu dels Dolors de Catalunya i tot allò que calgui, esmentant la fraternal relació existent des d'un principi amb els membres del Secretariat i que, amb els relleus de la junta de la Confraria i el canvi del Secretariat a Consell al no existir constància documental de la relació existent ni dades de contacte, aquest es va estroncar per manca de coneixement mutu.
Revisió de la XXI TROBADA del 14 de febrer a Balaguer
No havent-se rebut cap aportació de millores es consideren adients els treballs de preparació que ja estan inserits al Blog a la pàgina 2 protocol de Programació» que s'utilitzarà per a preparar la propera XXII Trobada a Blanes del 5 de març del 2017 primer diumenge de Quaresma amb l'objectiu de simplificar i facilitar l'organització a la Confraria de Blanes, oferint-li tot el suport que estigui a l'abast del Consell. 
D'acord amb la transparència dels comptes decidida a la reunió anterior, es fa constar en acta:





CREACIÓ DEL GRUP DE WHATSAPP «SERVITES DE CATALUNYA»
El president informa que seguint la recomanació de l'assistent del Consell fra Antonio M. Moreno, OSM a la Trobada de Balaguer de crear un Grup reduït de WhatsApp per a facilitar la comunicació, el treball en equip i la presa de decisions consensuada, que abans d'ahir 19 de maig de 2016 na Elena Gràcia de la Congregació de Lleida, acceptant l'encàrrec del secretari de crear i administrar el Grup de WhatsApp «Servites de Catalunya» va posar-lo en funcionament, inicialment l'integrat per 12 col·laboradors del Consell que hi han demostrat interès i que tanmateix representen la diversitat de les fraternitats. 
El president de la Congregació de Banyoles demana integrar-se al Grup de WhatsApp, i s'accepta el seu oferiment.
El president encomana al secretari que informi a fra Antonio de que s'ha posat en funcionament el Grup de WhatsApp que va recomanar per si vol integrar-se per donar el seu parer, consell o assistència sempre que vulgui. En el interí de redactar aquesta acta el secretari ha informat a fra Antonio que ho ha agraït donat la seva conformitat i mostrant la seva satisfacció per poder participar al Grup de WhatsApp, recordant-nos que com sempre està a la nostra disposició.
També en l'interí de redactar aquesta acta el secretari informa al grup demanant a l'administradora que inclogui a ambdós al Grup de WhatsApp «Servites de Catalunya».


Actualització del títol i logotips del Consell 
A la vista del disseny del perfil emprat pel Grup de WhatsApp «Servites de Catalunya», es decideix emprar en tots els documents del Consell adaptant el disseny, el Títol «Servites de Catalunya», la imatge de «La Pietat» i l'escut «Servita» dissenyats pel creador del Blog, que defineixen clarament els orígens de les Fraternitats, el patronatge de la Mare de Déu dels Dolors i l'àmbit del Consell, que ja s'han utilitzat al Blog, a l'adreça electrònica institucional i al perfil del Grup de WhatsApp simplificant i substituint el títol de «Congregacions i Confraries de la Mare de Déu dels Dolors de Catalunya» que malgrat ser força llarg, calia allargar-lo més per donar cabuda a noves Associacions, Agrupacions, Germandats i Altres Institucions de la Mare de Déu dels Dolors s'han adherit al Consell, algunes creades o renovades substituint extingides Congregacions i Confraries.




Creació de pàgines pròpies per a les Fraternitats al Blog
www.servitesdecatalunya.cat.- 
El president informa que al posar en marxa del Blog, al adonar-nos que es relativament fàcil i sense cap cost afegit crear una pàgina pròpia per a cada Fraternitat dins del Blog «Servites de Catalunya» amb els continguts que vulguin per a les Fraternitats que no tenen oportunitat de tenir una pàgina web o Blog institucional pròpia i que, quan es publiqui cada pàgina, amb un enllaç podran accedir directament a la seva pàgina, a tots els continguts del Blog i a les pàgines de les altres Fraternitats, fomentant el coneixement mutu previst als objectius.
Ja s'està treballant amb les fraternitats que hi han mostrat interès per oferir-los un projecte de pàgina amb el títol de la Fraternitat, la seva imatge de la Mare de Déu dels Dolors, foto del lloc, adreces de contacte de la junta i la parròquia, enllaços per accedir directament al material escrit i gràfic referit a la seva Fraternitat cercat a la xarxa, perquè puguin decidir, eliminar, esmenar o afegir allò que vulguin del projecte de pàgina: Títol, imatge, història, comunicats, actes, processons, galeries de fotos, articles, cartells, programes, etc.
Per a evitar manipulacions externes malintencionades només caldrà que, a partir de quan donin conformitat al projecte, enviïn en format digital a servitesdecatalunta@gmail.com tota la informació gràfica que vulguin publicar (texts-imatges) i (si els tenen a ma) els enllaços/links per accedir a articles, galeries de fotos, etc publicats a Internet pels mitjans, i l'administrador del Blog es posarà d'acord amb ells per a publicar-ho a títol d'esborrany fins que hi donin la seva conformitat per a publicar-ho en ferm i facilitar-los l'enllaç per accedir-hi directament. En qualsevol cas el secretari està a la seva disposició per a tot allò que necessitin que estigui al seu abast

Enllaços amb les pàgines de les Fraternitats 
Des de les pàgines «Fraternitats», «Enllaços» i des de la llista de «Pàgines Fraternitats» del Blog «Servites de Catalunya» es pot accedir a les pàgines web o Blogs de les Fraternitats que ja el tenen actiu només clicant sobre el títol de la Fraternitat. Quan es publiqui definitivament cada pàgina l'administrador facilitarà a la Fraternitat el link/enllaç perquè els seus membres puguin accedir-hi directament.

Enllaços de les pàgines web o blogs en actiu al Blog del Consell Es demanarà a les Fraternitats d'Amer, Badalona, Bellpuig, Besalú, Girona, Lleida, Mataró i Vic que ja tenien en funcionament la seva pròpia pàgina web o Blog que hi insereixin l'enllaç o link www.servitesdecatalunya.cat per a facilitar l'accés al Blog «Servites de Catalunya» des de la seva pàgina web o Blog.

Estat de comptes de les despeses extraordinàries de implantació del Blog «Servites de Catalunya» i de les aportacions de les Fraternitats a 21 de maig de 2016





INGRÉS DE LES APORTACIONS DE LES FRATERNITATS QUE HI VULGUIN COL·LABORAR
Es decideix recordar en l'acta que les institucions que voluntàriament vulguin col·laborar-hi aportant la quantitat que considerin adient per anar cobrint l'avançament del pagament de les despeses extraordinàries de implantació del Blog «Servites de Catalunya que va assumir la Congregació de Badalona, que poden fer l'ingrés al compta indicat i que confirmin l'ingrés al e-mail del Consell servitesdecatalunya@gmail.com perquè els hi acusin rebut.
DATA I LLOC DE LA PROPERA REUNIÓ PELEGRINA DE LA COMISSIÓ PERMANENT
Es decideix que sigui el dissabte 1 octubre del 2016 a la Catalunya Central i s'encarrega al secretari que, per a poder decidir el lloc més adient, contacti amb les Fraternitats de la zona per a informar-les i informar-se de les seves possibilitats o limitacions d'assistir-hi i/o d'acollir la Reunió Pelegrina.
PROPOSTES PER A ORGANITZAR LES TROBADES DELS ANYS 2019, 2021 i 2022
Es recorda a les Fraternitats que desitgin acollir-ne una per un aniversari, esdeveniment, celebració extraordinària o per qualsevol altra circumstància, que per informar-se només cal que es posin en contacte amb el secretari del Consell que està a la seva a disposició per col·laborar en tot allò que estigui al seu abast per facilitar l'organització, la comunicació i la logística, d'acord amb allò previst al «Protocol organització» publicat al Blog a l'apartat de «TROBADES:». Les dates corresponen sempre al 1r Diumenge de Quaresma: XXIV 10 de març de 2019 - XXVI 21 de febrer de 2021 - 6 de març de 2022.
NOUS ESTATUTS
El president recorda que a l'Assemblea de Balaguer es va aprovar redactar un abans projecte d'Estatuts que contempli actualitzats l'evolució, el creixement i la realitat actual del Consell, els objectius, l'estructura, l'elecció, els nomenaments i els serveis dels seus membres, les dinàmiques de funcionament, les reunions pelegrines i les trobades, els recursos i els mitjans utilitzats per enviar-lo a totes les Fraternitats perquè hi aportin esmenes, suggeriments i tot allò que considerin, per a poder redactar i enviar el projecte definitiu per presentar-lo a la aprovació de la Assemblea a la XXII TROBADA de BLANES 2016.
Després de debatre sobre els continguts, es decideix que cal posar fil a l'agulla quan abans millor i tothom coincideix en que en Joan Rosàs, que ja va redactar els Estatuts inicials, és la persona que coneix millor els orígens, la història, els objectius i el funcionament de les Fraternitats, com encaixar els continguts en allò establert per les lleis i quines son les instàncies adients per a la seva tramitació. Conseqüentment es decideix que el president li demani que tingui cura de redactar un nou abans projecte d'estatuts quan abans millor.
Malgrat que tots els assistents han manifestat en el debat desconèixer globalment allò que han de contenir uns estatuts, com que per uns i altres s'han anat exposant diverses opinions i clarificant alguns punts, es decideix fer-los constar en l'acta i posar-los a la consideració del redactor.
TÍTOL
Estatuts del Consell «Servites de Catalunya»
MEMBRES DEL CONSELL
«Fraternitats de la Mare de Déu dels Dolors de Catalunya» amb títols diversos (Congregacions, Confraries, Associacions, Agrupacions, Germandats i altres sota l'advocació dels Dolors de la Mare de Déu, Nostre o Nostra Senyora, Verge, Maria Santíssima, etc), que han manifestat la seva plena adhesió al Consell «Servites de Catalunya»
VINCLE AMB L'ORDE DELS SERVENTS DE MARIA
Origen i història
VINCLE DE LES FRATERNITATS
Comú devoció a la Mare de Déu dels Dolors
OBJECTIUS
Els que ja consten als Estatuts provisionals
LA ESTRUCTURA COL·LEGIADA DEL CONSELL
Els diversos serveis i els equips de treball
El sistema d'eleccions dels serveis i la seva renovació
Sense cap dependència jeràrquica
El respecta i la no intromissió amb el funcionament lliure i particular de cada Fraternitat 
LA UTILITZACIÓ DELS NOUS MITJANS TELEMÀTICS
Per facilitar i agilitzar l'intercanvi de informació, documentació, experiències, material gràfic i audiovisual, etc, el treball en equip, les consultes i la presa de decisions consensuada
LES REUNIONS PELEGRINES
(per zones, demarcacions o comarques)
Objectius: Facilitar a les Fraternitats properes que hi puguin assistir
Dia i hora: Dissabtes al matí de 11 a 13,15 màxim
Calendari: A cada reunió de la Comissió Permanent del Consell preveure dates amb un any d'anticipació
1ª El mes de gener, com a mínim un mes abans de la Trobada 
2ª En acabar el temps de Pasqua
3ª La primera quinzena d'octubre 
LES TROBADES ANUALS
Objectius: Celebrar cada any en una Fraternitat diferent una jornada de joiosa convivència fraternal, entre totes les Fraternitats, oberta a familiars i amics.
DESPESES
La no aplicació de cap quota per assumir les petites despeses habituals del Consell
El sistema decidit per assumir despeses extraordinàries
La transparència en els comptes
LEGALITAT
Que s'ajustin amb tot a allò legislat per les Administracions corresponents
PROCÉS DE REDACCIÓ DELS NOUS ESTATUT
(Calendari adaptat a les dates de Reunions i Trobades)
Redacció de l'abans projecte i lliurar-lo al Consell (Word i PDF) (fins el 24 de setembre 2016)
Presentació i aprovació (Imprès) (Reunió Pelegrina del Consell permanent 1 d'octubre 2016)
Enviament de l'abans projecte a les Fraternitats (PDF) (3 d'octubre 2016)
Publicació al Blog de l'abans projecte (3 d'octubre de 2016)
Aportacions de les Fraternitats (e-mail Servites de Catalunya) (Fins el 31 d'octubre de 2016)
Estudi i aplicació d'esmenes i resposta a les aportacions (e-mail) (Novembre 2016)
Redacció del projecte final (Word i PDF) (Desembre 2016)
Presentació i aprovació (Imprès) (Reunió Pelegrina del Consell permanent 15 gener 2017)
Publicació del projecte final al Blog substituint l'abans projecte. (17 gener 2017)
Enviament a les Fraternitats (PDF) (17 gener 2017)
Fer constar l'aprovació dels Estatuts a l'ordre del dia de l'Assemblea General de Blanes
Lectura i Aprovació per l'Assemblea General a la XXI TROBADA de Blanes (5 març 2017)
Publicació dels Estatuts aprovats pels tràmits de legalització ( imprès i PDF)
Tràmits de Registre a la instància que correspongui (del 7 a l'11 de març 2017)
Aprovació dels Estatuts per la instància que correspongui
Fer constar als ESTATUTS (PDF i Blog) l'aprovació administrativa
Enviar PDF a les Fraternitats informant de l'aprovació i la publicació al Blog
I no havent-hi més assumptes a tractar s'aixeca la reunió a les 13:10 h., i per a deixar-ne constància es redacta aquesta acta que signen al peu el secretari i el president en senyal de conformitat.

        Josep Lleixà, secretari                           Pere Tomeu, president

Girona, 21 de maig de 2016


CONVOCATÒRIA
Benvolguts,
Us convoquem a la propera reunió Pelegrina del Consell de Priors, presidents i/o delegats de les Fraternitats (Congregacions. Confraries i Associacions) de la Mare de Déu dels Dolors de Catalunya que tindrà lloc a Girona el dissabte 21 de maig de 2016 a les 11 del matí a la Seu del G.E. i E.G, al carrer de l'Albereda 3 i 5, a prop de la plaça de Catalunya.
ORDRE DEL DIA
  • Acolliment/Benvinguda
  • Lectura i aprovació si s'escau de l'acta de la reunió de Cambrils.
  • Informació de les gestions de recerca de Institucions en actiu
  • Presentació de les Fraternitats del Gironés
  • Revisió de la XXI Trobada del 14 de febrer a Balaguer
  • Creació del Grup «Servites de Catalunya» a WhatsApp per a promoure el treball en equip
  • Creació de pàgines per a les Fraternitats al Blog «Servites de Catalunya»
  • Data i lloc de la propera reunió Pelegrina del Consell
  • Propostes de organització de Trobades (1r diumenge de Quaresma) 2019/2021/2022
  • Precs i preguntes
Us preguem si us plau que a efectes logístics confirmeu la vostra assistència i el número del mòbil i en cas de qualsevol eventualitat que us impedeixi anar-hi o arribar a l'hora ens ho comuniqueu trucant al secretari al mòbil 697 425 517
APARCAMENT.- Adjuntem pdf. Amb el mapa de les zones d'aparcament a prop del carrer de l'Albereda
DINAR.- Preveient que la reunió tingui una durada màxima de 2 hores i per a una major comoditat i tornar cap a casa sense preses s'ha previst previst reservar lloc a un restaurant proper per aquells que vulguin dinar plegats abans de marxar. Només cal que si hi teniu interès ens ho digueu al confirmar la vostra assistència per a reservar-vos lloc al restaurant.
Units en Crist i sota l'esguard de la Mare rebeu una fraternal salutació.
Per encàrrec del Consell
Josep Lleixà, ossm
secretari
6 de maig de 2016