ESTATUTS DEL CONSELL
>I. Resum Històric - >II. Estatuts d'Ordre Intern -
III. Manual d’Organització - >IV. Estatuts Fundacionals
(Si voleu imprimir-los fàcilment compaginats en 4 fulls DIN A 4 a 2 cares, demaneu l’arxiu pdf a: servitesdecatalunya@gmail.com )
III. Manual d’Organització - >IV. Estatuts Fundacionals
(Si voleu imprimir-los fàcilment compaginats en 4 fulls DIN A 4 a 2 cares, demaneu l’arxiu pdf a: servitesdecatalunya@gmail.com )
III. MANUAL D’ORGANITZACIÓ
Preàmbul
Aquest Manual d’Organització recull tot allò que s'ha anat establint pel Consell com un senzill pla estratègic complementari dels Estatuts, perquè tots aquells que seran elegits per als càrrecs i serveis de la Comissió Permanent tinguin presents les finalitats i els mitjans per aconseguir-los, el funcionament i la gestió tinguin continuïtat, i per estar amatents als Signes dels Temps per actualitzar i millorar permanentment tot allò que calgui, i també ajudin a mantenir i fer créixer l'esperit de voluntarietat, dedicació, col·laboració mútua i seny que requereix la responsabilitat d’assumir un servei a les Fraternitats «Servites de Catalunya».
Article 1. Objectius del Consell
1. Mantenir vies constants de comunicació amb totes les Fraternitats i amb l'Orde dels Servents de Maria, compartint informació, experiències, documentació, espiritualitat, problemes, solucions, iniciatives, projectes i tot allò que calgui.
2. Animar les Fraternitats del Consell a valorar, mantenir, tractar, actualitzar i, si cal, reformar i habilitar el llegat rebut dels avantpassats: la devoció a la Mare de Déu dels Dolors, les capelles, les imatges, les processons i els actes propis, amb tot allò de material i immaterial que comporta, per poder-ho llegar dignament a les noves generacions.
3. Continuar la recerca a llocs diversos per esbrinar si hi ha alguna antiga Fraternitat dels Dolors en actiu, malgrat que sigui una espurna, o si hi ha d'altres de noves, i, si s'escau, iniciar un procés de contactes, informació i reflexió per si decideixen integrar-se al Consell.
Article 2. El Blog www.servitesdecatalunya.cat.
Article 2. El Blog www.servitesdecatalunya.cat.
1. Actualitzar permanentment la publicació de tota la informació i documentació del Consell, perquè sigui una eina transparent, útil i eficaç al servei de les Fraternitats i oberta a tothom. Fins que es creï l'Equip de Treball del Blog es delega en el secretari les funcions d'administrador del Blog.
2. Oferir a les Fraternitats que no disposen de pàgina Web o Blog la
possibilitat que tinguin una/es pàgina/es de la seva Fraternitat amb
els continguts que vulguin dins del Blog «Servites de Catalunya», sense cap
despesa afegida.
Article 3. Les Reunions Pelegrines de la Comissió Permanent.
1. Freqüència. La Comissió permanent preveu celebrar habitualment tres «Reunions Pelegrines» a l'any, incloent a l'ordre del dia (*). La 1ª com a mínim un mes abans del 1r diumenge de Quaresma (*preparació de la Trobada), la 2ª havent passat el temps de Pasqua (*revisió del curs), i la 3ª cap a primers d'octubre (*programació del nou curs).
2. Rotació. Les «Reunions Pelegrines» de la Comissió Permanent es celebraran amb caràcter rotatori per diferents zones, comarques o demarcacions de Catalunya acollides per una Fraternitat del Consell, per facilitar a la Fraternitat acollidora i a les més properes que puguin assistir-hi sense fer grans desplaçaments, procurant que, amb el pas del temps, totes les fraternitats tinguin l'oportunitat d'acollir-ne una.
3. Animació. El Consell Permanent animarà les Fraternitats més properes que hi assisteixin diversos responsables de la junta i aprofitin l'avinentesa per informar de les característiques, el funcionament, els actes i les particularitats de la seva Fraternitat, intercanviant experiències i participant lliurement en els debats, fomentant així el coneixement mutu i la convivència entre les Fraternitats de Consell i la Comissió Permanent (Si fossin necessàries votacions el vot de la seva fraternitat correspondrà en tot cas al seu representant legal.)
2. Rotació. Les «Reunions Pelegrines» de la Comissió Permanent es celebraran amb caràcter rotatori per diferents zones, comarques o demarcacions de Catalunya acollides per una Fraternitat del Consell, per facilitar a la Fraternitat acollidora i a les més properes que puguin assistir-hi sense fer grans desplaçaments, procurant que, amb el pas del temps, totes les fraternitats tinguin l'oportunitat d'acollir-ne una.
3. Animació. El Consell Permanent animarà les Fraternitats més properes que hi assisteixin diversos responsables de la junta i aprofitin l'avinentesa per informar de les característiques, el funcionament, els actes i les particularitats de la seva Fraternitat, intercanviant experiències i participant lliurement en els debats, fomentant així el coneixement mutu i la convivència entre les Fraternitats de Consell i la Comissió Permanent (Si fossin necessàries votacions el vot de la seva fraternitat correspondrà en tot cas al seu representant legal.)
4. Les convocatòries. Han de contenir les dades següents:
a) La data i l'hora de la reunió.b) El títol de la Fraternitat acollidora, nom i adreça del lloc de la reunió.c) El plànol del lloc, senyalitzant-ne la situació i els aparcaments propers.d) Com arribar-hi (enllaç amb Google maps).e) L'ordre del dia amb tots els seus punts.f) Oferir la possibilitat de quedar-se a dinar amb la resta (reservant lloc).g) Facilitar el número de telèfon mòbil del secretari per a qualsevol eventualitat.h) La invitació del Consell a les Juntes de les Fraternitats.
5. L’enviament. El secretari, per encàrrec del president, amb un mínim de 15 dies d'antelació enviarà les convocatòries als representants de les Fraternitats i altres membres de la Comissió Permanent per correu electrònic, adjuntant l’arxiu pdf amb l’acta de la Reunió Pelegrina anterior demanant que:
a) Confirmin l'assistència a la reunió per a efectes logístics.b) Facilitin el número de telèfon mòbil del responsable de l'expedició per a qualsevol eventualitat.c) Si cal, reservin plaça per al dinar.d) Revisin a l’acta de la Reunió Pelegrina anterior els assumptes tractats per a tenir-los presents.
6. L’ Acta de la
Reunió Pelegrina. Procés de redacció, esmenes i publicació al Blog
a) Redactar-la i publicar-la provisionalment la setmana següent al Blog, enviant un enllaç directe a les Fraternitats demanant que hi aportin esmenes en un termini de 15 dies,b) Si es produeixen esmenes comunicar-les als membres de la Comissió Permanent, perquè decideixin les correccions adients en un termini de 15 dies.c) Corregir l’acta amb les esmenes aprovades, informar a les Fraternitats de les variacions i publicar-la al Blog amb caràcter definitiu.d) Per a tancar aquest procés, l’acta es considerarà tàcitament aprovada en la següent Reunió Pelegrina sense necessitat de procedir al molest tràmit de la seva lectura.
Article 4. L'Equip de Recursos del Grup de WhatsApp
Integrat per representants de les Fraternitats que han mostrat el seu interès a participar-hi per agilitzar el tractament i l'intercanvi d'informació, consultes, criteris, propostes, iniciatives i tot allò que calgui, entre els membres de l'equip. Les Fraternitats que vulguin integrar-se a l’Equip, cal que ho comuniquin per e-mail a: servitesdecatalunya@gmail.com. perquè, si s'escau, l'administradora del WhatsApp els afegeixi al Grup.
Article 5. Les Trobades anuals «Servites de Catalunya»
1. Es celebren el primer diumenge de Quaresma de cada any, havent-ne celebrat fins ara 21 edicions, i hi té lloc l'Assemblea General, altres actes i el dinar de germanor organitzats per la Fraternitat acollidora.
2. Animació. La Comissió Permanent animarà a les Fraternitats perquè organitzin una Trobada aprofitant la celebració d'un aniversari o d’un esdeveniment important, i que ho proposin quan abans millor a la Comissió Permanent per correu electrònic a: servitesdecatalunya@gmail.com, o en la celebració d'una «Reunió Pelegrina», o en la mateixa Trobada «Servites de Catalunya», per poder reservar-los provisionalment la data, sabent que amb la informació i l'experiència organitzant les darreres Trobades poden comptar amb la col·laboració i el suport de l'Equip de Trobades de la Comissió Permanent en tot allò que estigui al seu abast en tots els aspectes: organització, planificació, logística, publicitat, comunicació i gestió.
3. Protocol organització. S'hi enllaça des de la pàgina «TROBADES» del Blog «Servites de Catalunya» i conté tota la informació recollida i actualitzada des de l'edició de la XIX Trobada de Moià per poder-la utilitzar com a referent.
4. Pàgines Trobades. També es pot enllaçar amb cadascuna de les pàgines de les Trobades amb tota la informació recollida i actualitzada.
5. Les reserves per organitzar les Trobades dels anys 2019 (Mataró), 2020 (Consell-Montserrat), 2021 (Alpicat) i 2023 (Badalona) ja estan confirmades.
6. Trobades disponibles Estan pendents de nous oferiments l'organització de les Trobades del 6 de març de 2022, del 18 de febrer de 2024 i les següents (actualitzat a 6/8/2018)
Article 6. L’Assistent.
Article 6. L’Assistent.
Malgrat que per residir lluny de Catalunya no pugui assistir a les «Reunions Pelegrines», el
secretari, per encàrrec del president, l’invitarà a presidir la Trobada Anual «Servites
de Catalunya», mantindrà amb ell els contactes que calgui i com
a la resta dels seus membres li enviarà tota la informació i documentació
que emani del Consell.
Article 7. Els treballs de l’Equip de secretaria
1. Gestionar el correu electrònic o convencional, acusant rebut, donant resposta tractant els assumptes i/o traslladant-los al president i/o als membres de la Comissió Permanent o als Equips de Treball que correspongui, procurant agilitzar al màxim el seu tractament.
2. Custodiar la documentació de l'associació a l'arxiu digital, i si cal, convencional.
3. Publicar al Blog «Servites de Catalunya» tot allò que calgui d'acord amb el tècnic informàtic creador del Blog, en qui s’ha delegat la part tècnica.
4. Redactar les Actes de les Reunions Pelegrines i les Trobades.
5. Enviar la transcripció per e-mail als representats de les Fraternitats.
6. Publicar-les al Llibre d’Actes del Blog «Servites de Catalunya» a la pàgina de l'exercici corresponent.
7. Portar el fitxer de despeses extraordinàries, acusar rebuts a les aportacions de les Fraternitats i pagar les despeses extraordinàries aprovades per la Comissió Permanent.
8. Presentar a les «Reunions Pelegrines» i l'Assemblea General amb total transparència el balanç i l'estat de comptes de cada una de les despeses extraordinàries i de les aportacions de les Fraternitats, per si cal decidir portar a terme alguna altra acció, fins que estigui compensada del tot cada despesa, destinant el que sobra a la partida següent.
Article 8. Les despeses extraordinàries
Article 8. Les despeses extraordinàries
Demanar puntualment a les Fraternitats que col·laborin al pagament amb una aportació econòmica voluntària en la mesura de les seves possibilitats, i presentar amb total transparència a l'Assemblea el balanç i l'estat de comptes de despeses i les aportacions de les Fraternitats fins que estigui compensada del tot i es destini el que sobra a la partida següent.
Article 9. El traspàs de funcions
1. La primera «Reunió Pelegrina» que es programi, posterior a l'elecció i nomenament de càrrecs de la Comissió Permanent, ha de ser convocada per la Comissió en funcions fent constar a l'ordre del dia: Traspàs de funcions (en part).
2. És preceptiu que a aquesta «Reunió Pelegrina» hi assisteixin els càrrecs que cessen i els que s'integren per fer el traspàs de funcions i assumir els treballs, gestions i tot allò que li encomani la Comissió Permanent fins la propera «Reunió Pelegrina» i que ambdós puguin tractar els assumptes i posar-se d'acord fraternalment per comunicar-se i resoldre mútuament qualsevol dubte o eventualitat que se li pugui presentar al càrrec entrant, i tanmateix puguin lligar caps per traspassar la resta de «serrells» a la propera «Reunió Pelegrina».
3. La següent «Reunió Pelegrina» ha de ser convocada per la Comissió Permanent resultant de la integració dels nous càrrecs fent constar a l'ordre del dia: Traspàs de funcions (resta).
4. També és preceptiu que a aquesta «Reunió Pelegrina» hi assisteixin els nous càrrecs, els que han cessat, per completar el traspàs de funcions i, si s'escau, agrair els serveis prestats de bon grat al Consell, i demanar-los que segueixin assistint i participant a les «Reunions Pelegrines» com a «Vocals» aportant els seus coneixements, la seva experiència i tot allò que puguin i vulguin.
Vila de Blanes, 5 de març de 2017.
Vila de Blanes, 5 de març de 2017.
Actualitzat: 29 desembre 2022